Referat bestyrelsesmøde 22. januar 2018

Referat Bestyrelsesmøde

22.januar 2017 kl. 17:30 i Kedelhuset

Til stede: Johanne, Mads, Morten, Jacob, Mette, Steffen og Line (referent)

 

1) Godkendelse og underskrift af referat af sidste møde

Godkendt og underskrevet.

 

2) Budget- og Likviditetsopfølgning + Sponsorer/Partnere.

 

Kasserer og sekretariatet har gennemgået udkast til ny kontoplan og denne er godkendt af bestyrelsen. Herfra udarbejdes driftsbudget af MR, Sekretariatet leverer tal.

Opsætning i E-conomics skal lægges ind som ny kontoplan, da det giver for store udfordringer at flytte rundt på eksisterende konti.

Sekretariatet kontakter E-conomics kontakt og forhører os, hvordan det er nemmest at gå til og om de evt. kan hjælpe med opsætningen af den nye kontoplan. Opsætningen skal laves i afdelinger, ikke i dage, da den nødvendige information herom vil kunne trækkes i kassesystemet.

Flere partner-/sponsoraftaler er undervejs og afklares inden for en måned.

I budgettet er medregnet, at flere priser er justerede og at vi har en plads mere end sidste år (Bindslevs Plads).

Søgning af fondsmidler realiseres i løbet af 14 dage.

 

3) Opfølgning på visionsdag

Aktionspunkter for 2018 kan ses på fællesdrevet på Google Drive.

Mange af punkterne er allerede igangsat og det vurderes realistisk at gennemføre alle aktionspunkter i 2018.

Et særligt fokus skal rettes på salg/service-campen for hjælpere, hvor de skal introduceres til kassesystemet. I forbindelse med introduktionen udvikles intro-videoer og evt. en intro-pixibog, som sendes ud til alle hjælpere, så de har mulighed for at lære kassesystemet at kende på forhånd.

Sekretariatet laver et udkast til aktionspunkter for 2019-2020 på baggrund af materialet fra evalueringen og visionsdagen.

 

4) Ansvarsfordeling sekretariatet

Oversigt over arbejdsfordeling uddelt. 

 

5) Kassesystem - OnlinePos

Afklaring i uge 6. Herefter sendes bolden videre til sekretariatet.

 

6) Nedbringelse af spild

Vi lægger lagerstyring ind i kassesystemet og beder OnlinePos om hjælp til opsætning.

Herudover skal vi have en lagerstyringsoversigt til bådcontaineren.

 

7) Madboder

Oplæg til madboder er godkendt. Sekretariatet indleder dialog med madboder.

 

8) Vand

Sekretariatet forhører sig om muligheder for returnering inden aftale indgås.

 

 9) Hjælperfordele

Hjælperundersøgelse fremlagt. T-shirt udgår som hjælperfordel og antal af drikkekuponer justeres. 

 

 10) Bindslevs Plads

Arbejdet på BP går stadig planmæssigt og det forventes, at den står færdig inden Riverboat.

 

 11) Bosser

Vi mangler bosser til Teaterscenen og til transportminister-posten.

 

12) Løst & Fast

Intet.